Хотите победить воровство? Увольте кладовщика

Социализм есть учет, говорили классики марксизма-ленинизма. Российский бизнес, выросший из социализма, несет в себе всю дурную наследственность этой идеи. Думаю, никому не нужные учетные функции обходятся бизнесу в сумму, эквивалентную 1–2% ВВП страны. Причем для отказа от этих ненужных затрат часто не нужно ничего, кроме воли руководителей компаний.

Утро, цех подмосковного завода. Мастер смены сдает выпущенный за ночь товар на склад готовой продукции. Процесс сдачи-приемки сопровождается выпиской рукописной накладной, на которой ставятся подписи обеих сторон – и сдающей, и принимающей. Потом оператор переносит данные из накладной в учетную компьютерную систему, а бухгалтер, отвечающий на заводе за производство, проверяет его работу. Бизнес-процесс передачи ТМЦ внутри компании не менее сложен, чем процесс отгрузки товара потребителю.

Если сравнить две идентичные фирмы, предоставляющие услуги грузоперевозок – российскую и американскую, то основное отличие будет в том, что в американской нет бухгалтеров, охранников, эсбэшников, юристов и кладовщиков, там только водители, владелец и его личный помощник. Все остальные функции либо переданы на аутсорсинг, либо отсутствуют как таковые.

Часть функций для российского бизнеса, увы, обязательны и неизбежны. РСБУ, российские правила бухучета, считаются одними из самых сложных в мире. 

Недавно, правда, министр финансов Антон Силуанов намекнул на некие будущие сдвиги в законе, позволяющие снизить число бухгалтеров на треть, но это когда еще будет. Однако если искоренять бухгалтеров мешает закон, то бороться с кладовщиками и учетчиками бизнес должен сам.

Из личного опыта: на учет в той или иной форме тратится 5% фонда оплаты труда предприятий. Это не только кладовщики и учетчики, это еще операторы и бухгалтеры, вносящие данные из рукописных документов в систему, комбинирующие информацию в нужные отчеты, переносящие их из Excel в учетную систему, и т.д. А если ФОТ компании составляет 20–40% ее затрат, то 1–2% всех издержек предприятия тратится на учет – причем учет, не навязанный государством, а организованный бизнесом по собственному почину.

Экономика проста. Предположим, учетчик получает 30 тысяч рублей. 43% этой суммы (или 12 900 рублей) вы отдаете государству в виде социальных налогов. По статистике, поиск одного сотрудника обходится компании в 3–5 его месячных окладов. То есть если учетчик меняется в среднем раз в два года, то за поиск, адаптацию, обучение, ошибки во время испытательного срока, отсев во время испытательного срока и т.д. работодатель заплатит еще 75 тысяч в год, или 6250 рублей в месяц. 

Добавьте к этому следующие дополнительные затраты:

На каждые 5–7 сотрудников надо нанимать начальника; Кто-то должен вести их табель рабочего времени; Кто-то должен начислять им зарплату, рассчитывать отпускные и больничные, вести трудовые книжки и личные дела; Рабочее место кладовщика или учетчика тоже не бесплатное: стол, стул, помещение, компьютер с лицензионным ПО и т.д. стоят денег. Иногда кладовщикам на складах строят каморки, с отдельным отоплением, светом и кондиционерами; Ошибки кладовщиков и учетчиков (а они тоже люди, которым свойственно ошибаться) иногда приводят к разборкам на самом высшем уровне.

По моим расчетам, кладовщик (учетчик) в реальности обходится компании в 2–2,5 оклада. То есть если вы думаете, что платите ему 30 тысяч, то в реальности он может стоить вам 75 тысяч в месяц, или 900 тысяч в год! И эти 900 тысяч вы, скорее всего, выбрасываете на ветер. А потом, когда вы приходите в магазин, вы удивляетесь: почему все так дорого? А потому, что пока товар дошел от завода до магазинной полки, он прошел через руки десятков кладовщиков, учетчиков, товароведов и бухгалтеров, каждый из которых сделал его чуть-чуть дороже – но ничем не лучше.

Ни кладовщик, ни учетчик не создают прибавочной стоимости. Ваш клиент готов платить вам за вашу продукцию больше, если она, к примеру, лучше качеством. Или дольше служит. Или красивее выглядит. Но клиент не заплатит вам ни одной лишней копейки за то, что ваши кладовщики тщательнее пересчитывают товар при приемке с производства, чем у вашего конкурента.

Мы часто предлагаем своим клиентам жестко разобраться с учетной функцией и сократить ее до минимума. Но чаще всего мы встречаем сопротивление на всех уровнях.

Первыми сопротивляются сами кладовщики и учетчики. Оно и понятно – не стоит ждать от них такой сознательности, чтобы они сами признали свою бесполезность и уволились. Но они не просто считают и учитывают – они с маниакальным упорством, под страхом увольнения и вопреки наличию компьютерной учетной системы, продолжают выписывать друг другу рукописные накладные. Тратя на это время, за которое вы им платите. На все возражения у них есть жесткий аргумент – договор о материальной ответственности.

Договор о материальной ответственности – это чудовищный пережиток, советский анахронизм, который дорого обходится нашей экономике. Некоторые начальники наивно полагают, что ДМО удерживает подчиненных от воровства. Но опытные управленцы знают: люди все равно воруют много и с удовольствием, и никакой ДМО их не остановит. Но даже если вы поймали за руку сотрудника с ДМО, проку вам от этого мало.

Согласно закону, вы можете удерживать с сотрудника не более 20% его зарплаты (в исключительных случаях – 50%). То есть если он получает 30 тысяч, а спер на миллион, вы будете компенсировать украденное каких-то 14 лет. Можно, конечно, заявить на него в полицию за мошенничество, но даже если вы пройдете все круги бюрократического ада и упечете его за решетку, деньги быстрее к вам все равно не потекут.

Кроме того, вы вряд ли оставите в штате того, кто у вас украл. Но если вы уволите проворовавшегося сотрудника, получать с него причитающееся вы можете только через суд. То есть ко всем прочим прелестям надо добавить судебные издержки и зарплату юриста (который, не сомневаюсь, у вас в штате). В девяностых было проще – к укравшему, причем без всякого ДМО, приезжали хмурые, по-спортивному одетые парни и быстро решали вопрос. Но девяностые (слава богу) кончились.

А пока ваши сотрудники связаны ДМО, они не начнут доверять вашим учетными программам. 

Вторыми, кто оказывал нам сопротивление, были финансовые директора. Точнее, люди, считающие себя таковыми. В России есть блестящие финансисты с острым бизнес-ориентированным умом. Но во множестве предприятий их функции выполняют люди с косным бухгалтерским мышлением.

Финансист мыслит интересами бизнеса. Бухгалтер выполняет охранительную функцию, и это накладывает отпечаток – его приводит в восторг не строчка «прибыль» в отчете, а порядок и учет во всем. Бухгалтера не волнует прибыль – убыточна компания или нет, бухучет все равно надо вести, и без главбуха бизнес не обойдется. Бухгалтер без колебаний заплатит 100 рублей за учет товара стоимостью стократ меньше – просто потому, что ему так проще.

Третьими, как ни странно, были собственники и директора. Им казалось, что при разветвленной учетной системе труднее украсть, и «вообще порядка больше». Но на это есть два возражения.

Первое. Если вы содержите в штате трех специалистов учета, стоящих вам 900 тысяч каждый, то это имеет смысл только в том случае, если они сообща предотвращают угрозу кражи на сумму 2,7 миллиона. В противном случае этот бизнес-проект убыточен. Однажды я спорил на эту тему с клиентом, директором завода, выпускающиго бетонные блоки по полторы тонны весом. Что могли воровать его сотрудники – сами блоки? Цемент, вынося в карманах спецовок? Думаю, его закупщик, судя по бегающим глазкам, воровал на откатах куда больше.

Второе. Чем сложнее учетная система, тем проще спрятать там кражу или неэффективное использование сырья или материалов. Другой клиент, тоже директор, признался как-то, что благодаря горам собираемых учетчиками цифр он теперь четче представляет себе, сколько и какого сырья у него исчезает в неизвестном направлении. Но он никак не продвинулся в поисках направления утечек и виновных лиц.

Ненужный, избыточный учет создает в масштабе страны колоссальную нагрузку на бизнес. Поскольку тучные годы уже явно позади, борьба с этими рудиментарными издержками может стать важным вектором оптимизации для предприятий. Рецепт, как всегда, прост.

Затраты на учет не должны превосходить по стоимости эффект, приносимый этим учетом. Об этом многие забывают. Но если вы бизнесмен, а не бухгалтер, то должны в первую очередь думать о рынке, о продукте, о прибыли, а не об учете. Учет не может быть стержнем бизнес-концепции, лучше уделить больше времени доле рынка или продвижению, чем учету.

Около года назад наш клиент, совладелец производственной компании в развитом российском регионе, после долгих уговоров согласился отправить на рынок труда 16 человек, занятых учетом. Только на прямых затратах он сэкономил за этот год более семи миллионов. Недавно мы созванивались. По его признанию, если дополнительные потери и возникли, то они «исчисляются копейками».